Система электронного документооборота (СЭДО)

Предлагаемое комплексное программно-аппаратное решение, разработанное нашей компанией, позволяет на высоком профессиональном уровне и в кратчайшие сроки внедрить систему электронного документооборота на вашем предприятии, которая обеспечивает автоматизацию и интеграцию всех этапов жизненного цикла документа – от создания его проекта и согласования до архивного хранения и  уничтожения.

Наше решение СЭДО базируется на промышленных средствах обработки документоориентированных хранилищ – пакете продуктов Lotus Notes Domino от мирового лидера в области информационных технологий –  корпорации IBM.

СЭДО построена по модульному принципу. Каждый  модуль ориентирован на автоматизацию отдельных операций делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. Система характеризуется возможностью неограниченного масштабирования и гибкостью в настройках процессов, что дает возможность успешно использовать ее в различных государственных и коммерческих структурах.

СЭДО решает следующие задачи:

• организация единого информационного пространства для обработки документов;
• автоматизация задач делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины: регистрация, формирование резолюций, доведение документов до исполнителей, контроль хода исполнения, фиксация момента завершения исполнения;
• обеспечение автоматизации деловых процессов организации;
• организация электронного архива документов с предоставлением высокоэффективных поисковых средств и механизмов коллективной работы с документами;
• организация работы с поступающими обращениями физических и юридических лиц;
• формирование разнообразной статистической и аналитической отчетности.

Внедрение СЕДО позволит:

• вести централизованную базу документов организации, которая доступна в любой момент;
• упростить выполнения рутинных операций, и прежде всего поиска нужных документов, за счет реализации автоматического отбора по любым реквизитам, а также, по контексту;
• обеспечить руководству организации объективный контроль за состоянием выполнения резолюций на документах, а также, отдельных поручений;
• уменьшить количество просроченных документов за счет оптимизации процессов отработки документов;
• уменьшить долю бумажных документов за счет поэтапного внедрения электронной формы для документов внутреннего назначения, а также, за счет исключения избыточных технологических документов.

Описание модулей системы

Централизованная база документов (ЦБД)

Модуль ЦБД как средство хранения и централизованного доступа к базе документов является главной составляющей системы. Модуль решает задачи систематизации и полноконтекстного поиска документов по различным критериям, обеспечивает коллективную работу с документами сотрудников организации.

Автоматизация деловых процессов (Workflow)

Модуль Workflow предназначен для обеспечения автоматизации деловых процессов, которые происходят в организации при участии определенных исполнителей и наличии некоторых ограничений. Инициированный в системе процесс передает работы от исполнителя к исполнителю согласно описанной схеме процесса.

Модуль администрирования и безопасности

Модуль предназначен для учета и контроля действий пользователей СЭДО. Функции безопасности в системе реализованы в соответствие с  требованиями нормативных документов по технической защите информации (НД ТЗИ) в Украине.

Модуль делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины

Модуль предназначен для автоматизации процессов классического бумажного делопроизводства с обеспечением организационных и технологических основ для перехода к электронному документообороту.  Модуль осуществляет поддержку традиционного бумажного делопроизводства,  современных технологий электронного документооборота, а также, смешанного бумажно-электронного документооборота с применением технологий сканирования и распознавания.

Модуль обработки обращений физических и юридических лиц

Модуль предназначен для автоматизации процессов, которые возникают при  обращении граждан и организаций, включая регистрацию поступивших обращений, формирование резолюций, назначение исполнителей, определение сроков выполнения и т.п.

Модуль подготовки документов

Модуль предназначен для предоставления автоматизированных средств подготовки проектов документов с использованием шаблонов, автоматизации процессов согласования и подписания документов.